Cách khai thác tối đa Google Drive

Google Drive là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để lưu trữ và sắp xếp tất cả các loại dữ liệu. Và trên hết, nó có sẵn miễn phí cho bất kỳ ai có tài khoản Google (ít nhất là để bắt đầu). Ngoài ra, vì Drive lưu trữ tất cả các tệp của bạn trên đám mây nên nó mang lại một số lợi thế quan trọng so với việc lưu trữ mọi thứ cục bộ trên điện thoại hoặc PC của bạn. Drive cũng hoạt động trên thực tế trên mọi thiết bị có kết nối Internet, giúp bạn dễ dàng sử dụng ở nhà, trường học, văn phòng và mọi nơi.

Tuy nhiên, nếu bạn là người mới sử dụng Drive , có một số điều cơ bản quan trọng bạn nên biết trước khi chuyển tất cả dữ liệu và tệp của mình. Vì vậy, đây là tóm tắt nhanh bao gồm những điều quan trọng nhất về dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến của Google.

Bộ nhớ và giá cả

Mỗi ​​người dùng Google Drive nhận được 15GB miễn phí kho. Tuy nhiên, mọi dữ liệu bạn đã lưu trong Google Photos cũng được tính vào giới hạn đó. Vì vậy, nếu bạn đang sử dụng nó để sao lưu ảnh của mình, bạn có thể không còn nhiều chỗ trống cho các tài liệu và tệp. Điều đó nói rằng, bạn có thể tăng bộ nhớ của mình trong Drive thông qua đăng ký Google One , bắt đầu từ $ 1,99 một tháng (hoặc $ 20 một năm) cho 100GB bộ nhớ và lên đến $ 9,99 cho 2TB dung lượng lưu trữ (hoặc $ 100 một năm).

By default, all Google Driver users get 15 GB of free storage. But if you want more, you'll need to pay for a Google One subscription.

Sam Rutherford / Engadget

Đối với hầu hết mọi người, 100GB là quá đủ để lưu trữ các tệp quan trọng, tài liệu công việc và ảnh gia đình. Nhưng nếu bạn đang có kế hoạch sử dụng Drive như một cách để sao lưu tất cả dữ liệu của mình, có thể bạn sẽ muốn thực hiện một trong những kế hoạch lớn hơn. Điều thú vị là mặc dù gói cơ bản 20 đô la một năm tương đối rẻ, nhưng có một số cách để nhận thêm dung lượng miễn phí, ít nhất là tạm thời. Ví dụ: bất kỳ ai mua Chromebook mới sẽ nhận được 100GB dung lượng miễn phí trong Drive trong một năm , trong khi khách hàng mới sử dụng Google One có thể nhận được đề nghị thử nghiệm dịch vụ với đăng ký một tháng miễn phí.

Vì vậy, trước khi bắt đầu tải lên tất cả các tệp của mình, bạn sẽ muốn tìm ra dung lượng lưu trữ mình cần và số tiền có thể (hoặc có thể không) khiến bạn phải trả.

Tải lên, hỗ trợ tệp và tổ chức

Khi bạn đã tìm ra dung lượng lưu trữ mình cần, bạn có thể bắt đầu tải lên hoặc chuyển tệp của mình lái xe. Đối với các tệp hoặc dữ liệu đơn lẻ được lưu trữ cục bộ trên thiết bị của bạn, bạn có thể chỉ cần nhấn vào nút Mới và chọn tùy chọn tải lên tệp hoặc thư mục. Trên máy tính, bạn cũng có thể kéo và thả tệp vào cửa sổ trình duyệt khi truy cập trang web Drive. Drive hỗ trợ nhiều loại tệp bao gồm hầu hết các định dạng phổ biến nhất như .JPGs, .PNGs, .GIFs, .MP3s, v.v. Để có danh sách đầy đủ các loại tệp hỗ trợ, hãy xem Trung tâm trợ giúp chính thức của Google tại đây.

Sau khi tải lên tất cả các tệp, bạn có thể quản lý chúng giống như cách bạn thực hiện cục bộ trên điện thoại hoặc máy tính của mình. Bạn có thể tạo các thư mục lồng nhau và kéo và thả tệp từ nơi này sang nơi khác. Và tất nhiên, bạn có thể tìm kiếm một tệp hoặc thư mục cụ thể bằng cách nhập vào hộp tìm kiếm, mặc dù điều quan trọng cần nhớ là nếu bạn đang lưu trữ nhiều tệp trong Drive, có thể mất nhiều thời gian hơn để tìm thấy chúng (đặc biệt là nếu kết nối internet của bạn không nhanh lắm). Vì vậy, nếu bạn có thể tạo một danh mục thư mục chung cho các dự án hoặc tập dữ liệu quan trọng vào ngày đầu tiên, bạn có thể sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và đau đầu cho mình sau này.

In Google Drive, you can upload your files and data by hitting the New button and selecting from a handful of options.

Sam Rutherford / Engadget

Cũng cần lưu ý rằng trong khi bạn có thể tạo Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày mới, v.v. ngay trong Drive trên PC, trên thiết bị di động, bạn cần cài đặt riêng cả Drive và chương trình năng suất cụ thể mà bạn muốn. Đó là bởi vì mặc dù tất cả đều hoạt động cùng nhau, nhưng chúng được coi là các ứng dụng riêng biệt.

Một cách hay khác để sử dụng Google Drive để sắp xếp công việc của bạn là lưu các mẫu cho các dự án khác nhau trong Tài liệu. Điều này cho phép bạn bắt đầu viết kịch bản hoặc tạo biểu mẫu mà không cần bắt đầu lại từ đầu. Bạn cũng có thể lưu các mẫu cho những thứ như thư mục, có khả năng tiết kiệm thời gian cho sinh viên khi cố gắng trích dẫn nguồn cho một bài nghiên cứu.

Ngoài ra, thay vì sử dụng các ứng dụng chuyên dụng, bạn có thể chia sẻ Google Trang tính với bạn cùng phòng để giúp tính toán chi phí tiện ích và các chi phí được chia sẻ khác. Và mặc dù nó không được thiết kế nghiêm ngặt cho việc này, nhưng các sinh viên đã phát hiện ra rằng khi những nơi như trường học cấm hoặc đặt hạn chế đối với các ứng dụng nhắn tin điển hình, bạn vẫn có thể trò chuyện với bạn bè bằng Google Documents. Tất cả những gì bạn phải làm là mời mọi người vào một tài liệu trống và sau đó sử dụng tính năng cộng tác trong thời gian thực để trò chuyện và phản hồi lẫn nhau. Và sau khi hoàn tất, bạn có thể chỉ cần xóa tài liệu hoặc giữ tài liệu đó trong ngày khác.

Cộng tác

Ngoài việc làm cho việc lưu trữ đám mây trở nên đơn giản và dễ sử dụng, một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Google Drive là một loạt các công cụ cộng tác. Chia sẻ tệp hoặc tài liệu với người khác đơn giản bằng cách nhấn vào nút chia sẻ và nhập email của họ. Ngoài ra, Drive có thể tạo liên kết để gửi qua văn bản, mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin mà bạn chọn. Sau khi ai đó có quyền truy cập, bạn sẽ có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp với họ trong thời gian thực.

Điều đó nói rằng, điều quan trọng là phải biết bạn đang chia sẻ tệp của mình với ai và họ như thế nào đang sử dụng chúng. Ví dụ: có thể thực sự hữu ích khi cấp quyền chỉnh sửa cho giáo viên hoặc người cố vấn nếu bạn đang tìm kiếm trợ giúp về một bài luận, nhưng ít hơn nếu bạn chỉ đang chia sẻ sách điện tử với một người bạn. Ngoài chủ sở hữu của tệp, Drive cung cấp ba cấp truy cập khác nhau: người xem, người nhận xét và người chỉnh sửa. Và nếu có sự cố xảy ra và bạn muốn xem bản sao cũ hơn của Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, bạn có thể mở menu Tệp và chọn tùy chọn có nội dung Lịch sử phiên bản.

You can easily share files with others by simply pressing the Share button and entering someone's email, or generating a shareable link.

Sam Rutherford / Engadget

Chỉ người xem mới có thể để xem và đọc tài liệu, nhưng không có khả năng thay đổi bất kỳ nội dung nào. Người nhận xét có thể xem và đưa ra những suy nghĩ cũng như câu hỏi về nội dung bằng cách sử dụng công cụ Nhận xét của Google, trong khi người chỉnh sửa có thể thực hiện các thay đổi giống như chủ sở hữu của một tài liệu.

Nếu bạn muốn xem các tệp mà người khác đã gửi cho bạn gần đây, bạn có thể nhấp vào tab Được chia sẻ với tôi của Google Drive. Và nếu bạn có tài khoản Google Workspace thông qua trường học hoặc cơ quan, bạn cũng có thể mở Trang tổng quan hoạt động tiện dụng bằng cách nhấp vào biểu tượng nguệch ngoạc. (Nút này ở trên cùng bên phải bên cạnh nút Chia sẻ màu xanh lam trên màn hình.) Cuối cùng, nếu bạn muốn một cách nhanh chóng để xem những tệp nào bạn đã chia sẻ với người khác, bạn có thể nhập “to:” vào hộp tìm kiếm của Drive.

Truy cập tệp ngoại tuyến

Trong khi Google Drive chủ yếu là để quản lý tài liệu và tệp được lưu trữ trên đám mây, nó hỗ trợ truy cập ngoại tuyến, điều này có thể hữu ích khi bạn không có kết nối internet tốt. Tuy nhiên, có một số bước bạn cần thực hiện trước khi có thể nhận được đầy đủ lợi ích của việc sử dụng Drive ngoại tuyến.

If you want to access files in Google Drive while offline, you need to remember to enable the setting before you go somewhere without internet access.

Sam Rutherford / Engadget

Trước tiên, bạn cần thực hiện một số thay đổi đối với cài đặt Drive của mình khi kết nối với internet trước đang ngoại tuyến. Trên máy tính, bạn cần nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của tab trình duyệt Google Drive, nhấn Cài đặt rồi chọn hộp bên cạnh tùy chọn menu Ngoại tuyến. Trên thiết bị di động, bạn sẽ cần mở ứng dụng Drive, tìm một tệp cụ thể và sau đó chỉ định truy cập ngoại tuyến bằng cách bật tùy chọn từ biểu tượng Thêm (biểu tượng trông giống như ba chấm dọc). Sau khi làm điều đó, bạn sẽ có thể truy cập, chỉnh sửa và lưu bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện. Và vào lần tiếp theo thiết bị của bạn kết nối với Internet, nó sẽ tự động đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện đối với tài liệu ngoại tuyến với tài liệu được lưu trên đám mây. Trong khi đó trên Chromebook, tất cả những gì bạn phải làm là mở cài đặt Google Drive của mình, cuộn xuống, chọn hộp bên cạnh tùy chọn Ngoại tuyến và nhấn Xong.

Tất cả các sản phẩm được Engadget giới thiệu đều được chọn bởi nhóm biên tập của chúng tôi, độc lập với công ty mẹ của chúng tôi. Một số câu chuyện của chúng tôi bao gồm các liên kết liên kết. Nếu bạn mua thứ gì đó thông qua một trong những liên kết này, chúng tôi có thể kiếm được hoa hồng liên kết.

Sưu tầm